Semanis Kita Bersatu Jadikan Kendal Beribadat, Permata Pantura

Setda Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan

Dasar Hukum

PERATURAN BUPATI KENDAL NOMOR 74 TAHUN 2019

TENTANG KEDUDUKAN, SUSUNAN ORGANISASI, TUGAS DAN FUNGSI, SERTA TATA KERJA PADA SEKRETARIAT DAERAH DAN STAF AHLI BUPATI KABUPATEN KENDAL

Struktur Organisasi


Visi dan Misi

VISI “TERWUJUDNYA PELAYANAN DAN KEPROTOKOLAN YANG DINAMIS, PROFESIONAL DAN BERKESINAMBUNGAN”

 

MISI

-        Memantapkan tata kelola kerja organisasi dalam mewujudkan pemerintahan yang efektif dan efisien;

-        Meningkatkan pelayanan sesuai tata keprotokolan;

-        Meningkatkan peran protokol dalam menguasai tekhnologi informasi dan komunikasi;

-        Meningkatkan pelayanan tamu pimpinan;

-        Menyelenggarakan pelayanan komunikasi, publikasi dan dokumentasi pimpinan;

TUPOKSI :

-        Penyiapan bahan koordinasi, pengendalian dan melaksanakan kegiatan keprotokolan;

-        Penyiapan dan pengaturan acara pertemuan, upacara, rapat, resepsi dan kegiatan resmi pimpinan;

-        Menyiapan bahan koordinasi, pembinaan, pengendalian dalam rangka inventarisasi kebutuhan pegawai;

-        Menyiapkan dan pelayanan urusan administrasi pimpinan daerah;

-        Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan daerah;

Tugas Pokok dan Fungsi

Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan dipimpin oleh Kepala Bagian yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten Administrasi Umum.

Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Asisten Administrasi Umum dalam perumusan kebijakan teknis, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang protokol, komunikasi pimpinan dan dokumentasi pimpinan

 Bagian Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan mempunyai fungsi:

  1. penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang protocol , komunikasi pimpinan dan dokumentasi pimpinan
  2. penyiapan bahan pengoordinasian dan pelaksanaan tugas Perangkat Daerah kegiatan di bidang protocol , komunikasi pimpinan dan dokumentasi pimpinan
  3. penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah terkaait protocol , komunikasi pimpinan dan dokumentasi pimpinan, dan
  4. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi Umum yang berkaitan dengan tugasnya

Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan mempunyai rincian tugas :

  1. merumuskan dan menetapkan rencana dan program kegiatan Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan berdasarkan peraturan perundang-undangan dan hasil evaluasi kegiatan tahun sebelumnya sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
  2. membagi tugas bawahan sesuai dengan jabatan dan kompetensinya serta memberikan arahan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;
  3. melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait baik vertikal maupun horizontal guna sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan tugas;
  4. menelaah dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang protocol, komunikasi pimpinan dan dokumentasi pimpinan dan regulasi sektoral lainnya sebagai bahan peumusan kebijakan teknis serta pedoman pelaksanaan tugas;
  5. menyiapkan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang protocol, komunikasi pimpinan dan dokumentasi pimpinan;
  6. menyiapkan bahan pengoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah di bidang protocol, komunikasi pimpinan dan dokumentasi pimpinan;
  7. menyiapkan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah terkait protocol, komunikasi pimpinan dan dokumentasi pimpinan  ;
  8. mengendalikan dan mengevaluasi penyerapan anggaran anggaran Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan dengan cara membandingkan laporan perkembangan realisasi belanja dengan rencana pembiayaan yang ditetapkan sebelunya;
  9. mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan dengan cara mengukur pencapaian program kerja yang telah disusun untuk bahan laporan kepada pimpinan dan kebijakan tindak lanjut;
  10. melaporkan pelaksanaan tugas kepada pimpinan baik lisan maupun tertulis sebagai wujud akuntabilitas dan transparansi;
  11. mengevaluasi dan menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkata karir , pemberian penghargaan dan sanksi;
  12. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan maupun tertulis berdasarkan kajian agar pelaksanaan kegiatan berjalan lancer serta untuk menghindai penyimpangan ; dan
  13. melaksanakan tugas kedinasan lain dari pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya;

 Subbagian Protokol  oleh Kepala Subbagian yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan.

 Kepala Subbagian Protokol  mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Bagian Administrasi Perencanaan dan Keuangan dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang protokol.

 Kepala Subbagian Protokol mempunyai rincian tugas :

  1. menyusun rencana dan program kegiatan Subbagian Protokol berdasarkan peraturan perundang-undangan dan hasil evaluasi kegiatan tahun sebelumnya sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
  2. menjabarkan perintah pimpinan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas berjalan efektif dan efisien;
  3. membagi tugas bawahan sesuai dengan jabatan dan kompetensinya serta memberikan arahan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;
  4. melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait baik vertikal maupun horizontal untuk mendapatkan informasi, masukan, serta dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan tugas;
  5. menelaah dan mengkaji peraturan perundang-undangan sesuai lingkup tugasnya sebagai bahan atau pedoman untuk melaksanakan kegiatan;
  6. menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaan, dan naskah dinas sesuai lingkup tugasnya guna mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan;
  7. melaksanakan tata protokoler dalam rangka penyambutan tamu pemerintah daerah;
  8. menyiapkan bahan koordinasi dan/aau fasiliasi keprotokolan;
  9. menyiapkan bahan informasi acara dan jadwal kegiatan Bupati dan Wakil Bupati;
  10. menginformasikan jadwal dan kegiatan Pemerintahan Daerah;
  11. melaksanakan koordinasi dan fasilitasi kegiatan Bupati dan Wakil Bupati termasuk menyiapkan konsep naskah dinas yang berkaitan dengan kegiatan Bupati dan Wakil Bupati antara lain seperti izin Bupati dan Wakil Bupati dalam hal berhalangan
  12. menyiapkan bahan dan menyusun konsep Standar Operasional Prosedur (SOP) kegiatan Subbagian Perencanaan, Evaluasi, dan Pelaporan untuk peningkatan kualitas pelayanan publik;
  13. melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Subbagian Protokol dengan cara mengukur pencapaian program kerja yang telah disusun untuk bahan laporan dan kebijakan tindak lanjut;
  14. mengevaluasi dan menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkatan karir, pemberian penghargaan dan sanksi;
  15. menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kepada pimpinan sebagai wujud akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan kegiatan;
  16. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan baik lisan maupun tertulis berdasarkan kajian agar kegiatan berjalan lancar serta untuk menghindari penyimpangan; dan
  17. melaksanakan tugas kedinasan lain dari pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsi unit kerjanya. 

 Subbagian Komunikasi dan Dokumentasi Pimpinan dipimpin oleh Kepala Subbagian yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan

Kepala Subbagian Komunikasi dan Dokumentasi Pimpinan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan  dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang komunikasi dan dokumentasi pimpinan

Kepala Subbagian Komunikasi dan Dokumentasi Pimpinan mempunyai rincian tugas :

  1. menyusun rencana dan program kegiatan Subbagian Komunikasi dan Dokumentasi Pimpinan berdasarkan peraturan perundangundangan dan hasil evaluasi kegiatan tahun sebelumnya sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
  2. menjabarkan perintah pimpinan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas berjalan efektif dan efisien;
  3. membagi tugas bawahan sesuai dengan jabatan dan kompetensinya serta memberikan arahan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;
  4. melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait baik vertikal maupun horizontal untuk mendapatkan informasi, masukan, serta dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan tugas;
  5. menelaah dan mengkaji peraturan perundang-undangan sesuai lingkup tugasnya sebagai bahan atau pedoman untuk melaksanakan kegiatan;
  6. menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaan, dan naskah dinas sesuai lingkup tugasnya guna mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan;
  7. g.menjalin hubungan dengan berbagai pihak terkait pelaksanaan fungsi juru bicara pimpinan daerah
  8. memberi masukan kepada pimpinan daerah tentang penyampaian informasi tertentu;
  9. memberikan informasi dan penjelasaan kepada pihak-pihak terkaait sesuai dengan kebutuhan dan atau aas arahan pimpinan, menghimpun daan mengolah informasi yang bersifat penting daan mendesak sesuai kebutuhaan Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah;
  10. menyiapkan daan menggandakan bahan materi rapat;
  11. menyiapkan daan menggandakan bahan materi kebijakan;
  12. menyusun naskah sambutan dan pidato Bupati dan Wakil Bupati;
  13. mendokumentasikan kegiatan Bupati dan Wakil Bupati;
  14. menyusun notulensi rapat Bupati dan Wakil Bupati;
  15. menyiapkan bahan dan menyusun konsep Standar Operasional Prosedur (SOP) kegiatan Subbagian Perbendaharaan untuk peningkatan kualitas pelayanan publik;
  16. melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Subbagian Protokol dengan cara mengukur pencapaian program kerja yang telah disusun untuk bahan laporan dan kebijakan tindak lanjut;
  17. mengevaluasi dan menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkatan karir, pemberian penghargaan dan sanksi;
  18. menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kepada pimpinan sebagai wujud akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan kegiatan;
  19. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan baik lisan maupun tertulis berdasarkan kajian agar kegiatan berjalan lancar serta untuk menghindari penyimpangan; dan
  20. melaksanakan tugas kedinasan lain dari pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsi unit kerjanya.

 

Sumber Daya Manusia

Plt. Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan : FRAN ARDIANSYAH, ST

Plt. Kepala Subbagian Protokol : DENDI FAJAR DEWANTO, S.STP

Kepala Subbagian Komunikasi dan Dokumentasi Pimpinan : VEVI HURIYANTI, S.IP

PELAKSANA :

DEWI SUMARAHATI, A.Md

TRI YULI HARIYANTI, S.E

YUNIASIH RIMBAYANTI, A.Md

FEBRIANI SETYANA PUTRI, S.STP

TITI FITRI ROHAYANI, S.E.

CHEPI CHANDRA, S.STP

AFIT DZULFIANA, S.Kom

BIMO SURYO WICAKSONO, S.H

MUHAMMAD IMRON MASHADI, S.E.

SOLIKHATUN

HANIFAH LUTFIA AQWANAS, A.Md.T